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Die effektive, schnelle und sichere Alarmierung eines Krisenstabes z.B. bei großen Schadenslagen oder betrieblichen Vorfällen ist Voraussetzung, damit Sie strukturiert Krisen bewältigen. GroupAlarm bietet zahlreiche Funktionen, die es Organisationen jeder Art ermöglichen, Alarmierungen, Handlungsanweisungen/Maßnahmenkataloge und erforderliche Dokumentationen zentral auf einer Plattform zu erledigen.
Wie das in der Praxis funktioniert, erfahren Sie jetzt.
Strukturiert Krisen bewältigen
Als Beispiel dient ein Unfall an einer Maschine in einem Industrieunternehmen, der ein Feuer auslöst und so einen Personenschaden und den gesamten Produktionsstopp verursacht. Durch sichtbare Rauchentwicklung ist das Umfeld aufmerksam geworden. Welche Schritte sind jetzt zu tun? Zuallererst müssen viele, unterschiedliche Akteure benachrichtigt werden, um alle Informationen schnell zu verarbeiten, die Ursachen zu analysieren und die Situation vor einer Eskalation in den Griff zu bekommen. Neben der Alarmierung müssen die dann notwendigen Maßnahmen im Rahmen von Reaktions- und Wiederanlaufplänen sichergestellt werden. Da das Unternehmen GroupAlarm als Krisen- und Kommunikationssoftware nutzt, wurden diese Schritte bereits im Vorfeld festgelegt. Im Rahmen des Business Continuity Managements ein entscheidender Vorteil.
1. Schnelle Alarmierung und Information
Um den Personenschaden kümmern sich umgehend Rettungsdienst und Werkschutz. Da der Brand wegen der Rauchentwicklung auch eine Außenwirkung hat, muss schnell ein Statement vorbereitet werden. Dieses ist zeitkritisch, denn erfahrungsgemäß werden über die sozialen Medien schnell Bilder und Videos von der Rauchentwicklung im Umlauf sein. Dank vorheriger Vorbereitung werden in GroupAlarm nun per Klick die entsprechenden Szenarien für das eingetretene Ereignis aktiviert. Dazu gehört auch die Alarmierung des Krisenstabs, der aus verantwortlichen Technikern, der Geschäftsführung sowie dem Pressesprecher und Krisenmanager besteht. Diese Rollen wurden in der Software als Labels angelegt und einer oder mehreren Personen zugewiesen. Kommt es jetzt zur Alarmierung des Krisenstabes, sucht GroupAlarm selbstständig die gewünschten Funktionen in der gewünschten Anzahl und alarmiert entsprechend. Die ausgewählten Empfänger bestätigen den Alarm und besetzen damit die gewünschte Position. Bei Konflikten in der Besetzung disponiert GroupAlarm automatisch und intelligent um, damit alle Stellen im Krisenstab ausgefüllt sind. Die Software mobilisiert weder zu viele, noch zu wenige Teilnehmer. Danach kann der Krisenstab umgehend seine Arbeit aufnehmen und sich mit der Ursachenanalyse, Reaktion und Wiederherstellung des Normalzustandes befassen.
2. Vereinfachte Arbeit im Krisenstab
Als Unterstützung für den Krisenstab stellt GroupAlarm das Einsatztagebuch zur Verfügung. Aktiviert wird dieses Modul in den Erweiterungen unter Admin > Erweiterungen. Vergleichbar ist es mit einem handschriftlichen Dokument, in das nach und nach alle Erkenntnisse, Maßnahmen oder allgemeine Hinweise eingetragen werden, die später als Belege der getätigten Aktionen dienen. Grundsätzlich funktioniert die digitale Variante des Einsatztagebuchs also genau wie die handschriftliche und gewährleistet die Rechtskonformität.
Zurück zu unserem Beispiel: Der Krisenstab bestimmt also einen Schriftführer, der das Einsatztagebuch öffnet und mit den Einträgen beginnt. GroupAlarm vergibt den Schreibzugriff immer nur an eine Person. Wechselt diese z.B. im Rahmen einer Ablösung, wird das dokumentiert. Da die Einträge chronologisch nach Datum des Eintrags sortiert werden, ist es außerdem nicht möglich, die zeitliche Abfolge des Informationsflusses zu verfälschen. Ebenso ist das Löschen eines Eintrags nicht möglich - genau wie auf Papier kann ein Eintrag nur als gelöscht markiert werden. Für eine hohe Transparenz in der Krisensituation können die Einträge des Einsatztagebuchs live über den [Alarmmonitor(https://www.groupalarm.com/features/alarmmonitor/) dargestellt werden, sodass alle im Krisenraum und darüber hinaus das Geschehen verfolgen können. Am Ende des Ereignisses schließt sich das Einsatztagebuch automatisch und kann nicht mehr verändert werden. Die Dokumentation zur späteren Aufbereitung ist damit bereits während der Arbeit automatisch erledigt.
3. Handlungsanweisungen nutzen
Zeitgleich mit der Alarmierung des Krisenstabes können vorbereitete Handlungsanweisungen gestartet werden: Schritte zur Ursachenanalyse, Verfassen einer Pressemeldung oder Wiederanlaufpläne für die Produktion. Die Prozesse sehen verschiedene Schritte vor, die nacheinander durchgeführt werden müssen. Neben der geführten Abarbeitung der Prozesse wird gleichzeitig eine Dokumentation erstellt, wer wann mit welchem Ergebnis die Prozessschritte abarbeitet. Genauere Informationen zu den Handlungsanweisungen finden Sie in einem eigenen Blogbeitrag zum Thema Handlungsanweisungen.
4. Nachalarmierung bei längerer Krisensituation
Sollte die Arbeit länger anhalten, lässt sich über GroupAlarm eine Ablösung des aktuellen Krisenstabes anfordern. Da der aktuelle Einsatz noch nicht beendet ist, weiß das System, dass die Kräfte noch im Einsatz sind und für eine Alarmierung nicht zur Verfügung stehen. Dies wird innerhalb des Systems durch einen blauen Punkt am Teilnehmer signalisiert. Bei einer erneuten Anforderung weiterer Kräfte werden also nur diejenigen Teilnehmer erreicht, die noch nicht im Einsatz sind. Hier entfallen komplizierte Überlegungen zur Verfügbarkeit der Teilnehmer.
Krisen bewältigen nach dem Motto: “Vor der Lage sein!”
Bei Blaulichtorganisationen gibt es den Ausdruck “Vor der Lage sein” bzw. “Vor die Lage kommen”. Gemeint ist, durch genügend Vorbereitung immer einen Schritt weiter zu sein als das Ereignis. Nur dann ist man in der Lage, mit einem kühlen Kopf zu agieren, anstatt hilflos zu reagieren. Mit den genannten Tools unterstützt GroupAlarm Sie effektiv dabei, durch eine optimale Vorbereitung unerwartete Lagen in den Griff zu bekommen und weniger unangenehme Überraschungen zu erleben.
