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Neben der eigentlichen Alarmierung ist es in Krisenfällen wichtig, kritische Prozesse sicherzustellen, um die Geschäftsfortführung zu gewährleisten. Handlungsempfehlungen liefern die Basis dafür, damit Sie im Ernstfall die richtigen Informationen erhalten und angemessen darauf reagieren können. Im Business Continuity Management (BCM) als Teil der Notfallvorsorge gibt es dafür inzwischen Bestrebungen, die klassischen Handbücher zu verlassen und stärker auf Checklisten zu setzen. Passend dazu wurde in GroupAlarm mit Version 1.14 bereits im Sommer 2019 die Funktion Handlungsanweisung eingeführt, in denen sich für den Krisenfall betrieblich festgelegte und entwickelte Prozesse abbilden lassen.
Prozesse in GroupAlarm abbilden
Der Ausfall von entscheidenden Betriebsprozessen, wie die IT, Dienstleister oder technische Anlagen kann zu beträchtlichen wirtschaftlichen Schäden innerhalb des Unternehmens führen. Um solche Unterbrechungen so gering wie möglich zu halten, ermöglicht die Funktion “Handlungsanweisungen” in GroupAlarm, die im Rahmen des BCM entwickelten Prozesse nachzubilden und im Ernstfall abzuarbeiten. So befinden sich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand und alle Entscheidungen sind sicher dokumentiert.
Handlungsanweisung erstellen - ein Anwendungsfall
Nehmen wir für eine beispielhafte Betriebsstörung den Ausfall einer Maschine nach einem Cyberangriff, die innerhalb einer Produktionskette benötigt wird. Diesen Prozess können Sie innerhalb von GroupAlarm als Handlungsanweisung hinterlegen und in Handlungskataloge überführen. Die Kataloge enthalten beliebig viele Anweisungen, die nacheinander angeordnet werden und den eigentlichen Prozess bilden. Mögliche Abzweigungen innerhalb des Prozesses sind ebenfalls möglich, sodass Sie später aus mehreren Anweisungen die passende wählen können. Die nachfolgenden Handlungen sind dann abhängig von der getroffenen Auswahl.
Und so erstellen Sie in GroupAlarm eine Handlungsanweisung:
1. Katalog anlegen
Um den Ausfall der Maschine innerhalb eines Handlungskataloges abzubilden, aktivieren Sie zuerst die entsprechende Erweiterung. Sie befindet sich innerhalb der Organisation unter Admin > Erweiterungen. Die Konfiguration der Handlungskataloge erfolgt nun unter Konfiguration > Handlungskataloge
2. Handlungsanweisung einpflegen
Sobald Sie das Modul aktiviert haben, können Sie mit der Konfiguration der einzelnen Handlungen innerhalb des Prozesses weitermachen. Hierzu tragen Sie jeweils den Namen und eine Beschreibung der gewünschten Handlung in das vorgesehene Feld ein. Mit einem Klick auf ANLEGEN wird die Handlung dem Katalog zugeordnet und gespeichert. Alle nachfolgenden Handlungen legen Sie nach demselben Prinzip hintereinander an. Sollte eine Verzweigung auf einer Ebene gewünscht sein, können Sie diese mithilfe des NEUE ABZWEIGUNG Buttons einfügen. Die Felder für eine neue Anweisung öffnen sich auf der gleichen Ebene. Die hier definierten Handlungsanweisungen werden Ihnen dann innerhalb eines aktiven Alarms als Auswahl angezeigt.
Für das Löschen oder Verschieben einer Handlungsanweisung können Sie das Kontextmenü jeder Anweisung nutzen, welches sich hinter den drei vertikalen Punkten befindet. Die Konfiguration der Handlungsanweisungen einer beispielhaften Produktionsstörung ist im unteren Video zu sehen.
3. Szenario verknüpfen
Damit Sie den gerade konfigurierten Handlungskatalog in einem Alarm verwenden können, muss dieser einem Szenario zugeordnet werden. Dazu können Sie entweder ein komplett neues Szenario erstellen, welches nur die soeben eingerichtete Handlungsanweisung enthält, oder Sie pflegen den Handlungskatalog in ein bestehendes Szenario ein. Die optionale Alarmierung von möglichen Einheiten im Szenario erfolgt hierbei parallel.
4. Alarmierung mit Handlungskatalog
Durch die Definition eines Szenarios mit verknüpftem Handlungskatalog können Sie eine mögliche Betriebsstörung zwar nicht verhindern, jedoch einfacher bewältigen. Tritt das oben definierte Szenario ein, alarmieren Sie mit GroupAlarm einfach das Szenario. Damit werden alle optional definierten Einheiten über die hinterlegten Alarmwege alarmiert (z.B. App, SMS, Anruf) und der Handlungskatalog aktiviert.
Die zuständigen Mitarbeiter können den Handlungskatalog nun abarbeiten, indem diese eine Handlung starten und beenden. Beim Beenden einer Handlung kann optional ein Kommentar durch den Bearbeitenden hinterlegt werden, um beispielsweise die Kontaktdaten eines informierten Mechanikers zu hinterlegen. Alle Eingaben werden mit Datum und Zeit dokumentiert, sodass im Nachhinein alle Entscheidungen zurückverfolgt werden können.
Das nachfolgende Video zeigt eine Alarmierung des Handlungskatalogs für unseren beispielhaften Produktionsausfall:
Handlungsanweisung Fazit
Selbst komplexe Prozessstrukturen zum Business Continuity Management lassen sich mithilfe von GroupAlarm einfach abbilden. Durch die Nutzung der Handlungsanweisungen sind alle zuständigen Personen der Organisation im Krisenfall immer auf dem aktuellsten Stand und können kollaborativ Entscheidungen treffen. Definierte Handlungen arbeiten Sie innerhalb eines aktivierten Alarms ab, was den Vorteil hat, dass Sie keinen Schritt übersehen oder vergessen können. Außerdem erhalten Sie stets eine präzise Dokumentation über Bearbeitungsanfang und -ende einer Handlung sowie über alle Entscheidungen der beteiligten Personen.
