So verwenden Sie GroupAlarm beim THW
Das Technische Hilfswerk (THW) steht mit bundesweit mehr als 80.000 Helferinnen und Helfern den Menschen als Partner im Bevölkerungsschutz in Deutschland nach Unglücken und Katastrophen bei. Immer dann, wenn eine spezielle Einheit des THW gebraucht wird oder bei großen Schadenslagen, kommt das THW. Zuständig ist das zu 99 % aus ehrenamtlichen Helfern bestehende THW z.B. für:
- das Orten, Retten und Bergen,
- die Bekämpfung von Überflutungen und Überschwemmungen,
- die Verpflegung von Einsatzkräften,
- die Strom- und Trinkwasserversorgung,
- die Errichtung und Einrichtung von Notunterkünften und Sammelplätzen mit entsprechender Infrastruktur
und vieles mehr.
Best Practice: GroupAlarm im THW Herzogenrath
In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die SaaS-Lösung GroupAlarm im Bereich des THW gewinnbringend einsetzen und welche konkreten Aufgabenbereiche Sie damit vereinfachen. Und zwar am Beispiel des Ortsverbandes Herzogenrath, der schon immer eine besondere Beziehung zu GroupAlarm hatte. Denn GroupAlarm wurde vor 20 Jahren aus genau diesen Reihen ins Leben gerufen und seitdem erfolgreich eingesetzt.
Lutz Förster, Zugführer im THW Ortsverband Herzogenrath, wo er seit 1989 tätig ist, gibt uns einen Einblick in den Aufbau des neuen Systems:
Vorab bemerkt
Eine Besonderheit, die es von Anfang an in GroupAlarm gab, war die Möglichkeit der Rückmeldung. Also, dass man bereits nach einer Alarmierung weiß, wer kommt. Das bedeutete schon immer eine deutliche Vereinfachung für die Führungskräfte. Als es hieß, es gibt was Neues von GroupAlarm, war es daher keine Frage, dass wir mit der Zeit gehen und auf das neue System umstellen.
Kleiner Tipp
Daten nehmen und einfach in das neue System kopieren, ist keine gute Idee, da der heutige Grundgedanke ein anderer ist als früher. In der neuen Generation von GroupAlarm alarmieren wir nämlich mithilfe von sogenannten Labels nach Qualifikationen statt nach bestimmten Teilnehmern. Um sauber zu starten, sollte man sich daher ein wenig Zeit nehmen und sich Gedanken über den Aufbau machen, bevor man das System neu aufsetzt.
Insgesamt war der Aufbau aber zeitlich recht überschaubar. Ungefähr 2-3 Stunden haben wir gebraucht, um alles zu planen und anzulegen. Die meiste Zeit haben wir darauf gewartet, dass die Helfer sich anmelden und ihre Daten hinterlegen. (So ist jeder für die Aktualität seiner eigenen Erreichbarkeiten zuständig – prinzipiell kann aber auch der Admin die Daten pflegen.)
Wir starten mit den Labels
Abzubilden sind hier natürlich die vorhandenen Einheiten und einige relevante Sonderfunktionen. Hier noch nach alter STAN am Beispiel TZ-Bel: Die Gruppen werden aufgeteilt nach Gruppenführer, Truppführer und Helfern. Als Sonderfunktion werden Kraftfahrer LKW gesondert geführt, da ohne diese wohl keiner vom Hof kommt.
In der Vertreterregelung haben wir die entsprechende Position der anderen Gruppen eingesetzt, um bei Anforderung einzelner Gruppen durch Helfer der anderen auffüllen zu können. Einsatzrelevante Sonderfunktionen sind z.B. die Fachberater und der OV-Stab. In OV-Führung sind nochmals die Führungskräfte zusammengefasst, um sie informativ schnell gesammelt erreichen zu können.
Die Relevanzgewichtung kommt nur dann zum Tragen, wenn einer Person mehrere Funktionen zugeordnet sind. Zum Beispiel geht der ZF eher als FaBe raus – in dem Fall würde der stv ZF nachrücken. Jemand, der Helfer und Kraftfahrer ist, geht natürlich priorisiert als Kraftfahrer raus, sofern sich kein anderer zurückmeldet.
Zuordnung der Teilnehmer nach Qualifikationen
Sobald sich die Teilnehmer angemeldet und ihre Kontaktmöglichkeiten hinterlegt haben, kann man den einzelnen Personen zuvor erstellte Labels im Reiter „Zuordnung“ zuweisen. Hier wird natürlich als erstes die STAN-Position zugeordnet. Aber wie es fast überall üblich ist, bekleidet eine Person oftmals mehrere Positionen oder Sonderaufgaben. Die relevanten kann man hier zuordnen (siehe KF, FaBe etc.).
Es folgen die Einheiten
In den Einheiten stellen wir aus den Labels die Positionen zusammen. Für eine volle Einheit müssen diese Positionen den Teilnehmern zugeordnet und besetzt sein. Hier - wie zuvor angelegt -Gruppenführer, Truppführer und Helfer. Und da ohne ihn nichts läuft, haben wir den Kraftfahrer gesondert angelegt. Die Gesamtanzahl der Personen richtet sich hier nach Sitzplätzen im Auto.
In einigen Szenarien fällt vielleicht die Checkliste „Einsatzbeginn“ auf – mit Alarmierung der Führungskräfte oder ohne Alarmierung von Einheiten. Hier sind Handlungsanweisungen hinterlegt, wie z.B. der „Einsatzbeginn“.
Darin enthalten ist alles zu den Themen:
- Wen muss ich alarmieren?
- Wem muss ich Bescheid sagen?
- Welche Sofortmeldungen müssen gemacht werden?
etc.
Generell ist dieser Aufbau nicht zwingend so festgelegt, z.B. steht es einem frei, für bestimmte (öfters vorkommende) Einsätze eine eigene „AAO“ zu hinterlegen, wenn dafür z.B. die Einheiten nicht gemäß STAN ausrücken, sondern anders zusammengesetzt sind.
Termine verwalten
Besonders praktisch finden wir auch die Terminverwaltung mit Abfrage der Teilnehmer.
Zum einen wissen wir so vor einem geplanten Ereignis oder Ausbildungsdienst, wie viele Teilnehmer dabei sind. Das ist u.a. im Hinblick auf Verpflegung wichtig, damit man entsprechend planen kann.
Zum anderen kann jeder Helfer diese Termine in seinen privaten Kalender einbinden. So bekommt jeder Helfer automatisch den ihn betreffenden Termin in seinem eigenen elektronischen Kalender wie z.B. Google-Kalender angezeigt.
Alarmmonitor
Auch der Alarmmonitor lässt sich für das THW hervorragend verwenden. Man kann sich anzeigen lassen, was einem wichtig ist. Bei Eintreffen der ersten Helfer finden diese auf dem Alarmmonitor ihre ersten Informationen zum Einsatz. Findet kein Einsatz statt, werden hier z.B. alle zukünftigen Termine und vergangenen Berichte dargestellt.
Fazit
GroupAlarm hat uns im Laufe der Jahre schon gute und zuverlässige Dienste geleistet. Die neue Generation von GroupAlarm optimiert das Ganze deutlich. Gerade bei der Alarmierung muss man nicht mehr daneben sitzen und von Hand nachalarmieren, sondern kann sich auf die Automatik verlassen, sodass eine Gruppe möglichst optimal besetzt wird. Viele kleine Helferlein (Features) erleichtern den Arbeitsalltag (viel Neues kommt wohl noch in absehbarer Zeit). Ich durfte zudem einen Einblick in die eingesetzte Technik nehmen und muss sagen: Wenn das System ausfällt, ist vermutlich ganz Europa ohne Strom. Mehrfache Redundanzen, Live-Backups über verschiedene Rechenzentren in Europa, vielfache Provider für jede eingesetzte Funktion – hier kann einiges ausfallen und man findet immer noch einen Weg zur Alarmierung. Somit ist und bleibt GroupAlarm weiterhin ein immer wichtigerer Teil unserer Einsatzkräftealarmierung.
