Das Dokumentenmanagement-System ermöglicht es, verschiedene Dokumentenspeicher mit individuellen Zugriffsrechten anzulegen. Alle Daten werden sicher und verschlüsselt in der Cloud gespeichert, sodass Nutzer dank der hohen Verfügbarkeit jederzeit von überall darauf zugreifen können.

Schneller Zugriff direkt bei der Alarmierung

Innerhalb eines bestehenden GroupAlarm Accounts können beliebig viele Dokumentenspeicher mit jeweils bis zu 10 Gigabyte Speicherplatz gebucht werden. Damit lassen sich zum Beispiel Objektpläne, Telefonlisten, Formulare, Evakuierungspläne, Hydrantenpläne und Rettungskarten zentral speichern und bei Bedarf einfach abrufen.

Besonders nützlich ist dieser schnelle Zugriff auf eine Vielzahl an Dokumenten für Einsatzkräfte und Organisationen, die in Notfallsituationen - besonders in der Chaosphase - auf präzise und aktuelle Informationen angewiesen sind:

Feuerwehren

Mit dem Dokumentenmanager haben Feuerwehreinsatzkräfte bereits bei der Alarmierung über die App sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Objektpläne, Laufkarten und Wasserentnahmestellen bieten eine klare Orientierung, während Rettungskarten oder Gefahrstoffdatenblätter lebenswichtige Details bereithalten. Damit sind Einsatzkräfte bereits vor Ankunft am Einsatzort mit wichtigen Informationen zur Bewältigung der Lage ausgestattet.

Industriebetriebe

In großen Industrieunternehmen spielt die Maschinenüberwachung eine entscheidende Rolle. Bei einem technisch bedingten Produktionsausfall stellt der Dokumentenmanager von GroupAlarm umgehend Betriebsanleitungen, Gebäude- und Wiederanlaufpläne bereit. Wenn zusätzlich auch die IT betroffen ist, können diese Dokumente unabhängig von der eigenen Infrastruktur abgerufen werden. Bei einem Einbruchalarm profitiert der Sicherheitsdienst von detaillierten Plänen, die genau zeigen, wo sich alle wichtigen Punkte im Gebäude befinden. Dies ermöglicht eine schnelle und koordinierte Reaktion auf jeden Vorfall.

Öffentliche Einrichtungen

Auch in Schulen etwa erweist sich der Dokumentenmanager von GroupAlarm bei Notfällen wie Evakuierungen als unverzichtbares Hilfsmittel. So haben die Verantwortlichen bei einem Notfall sofortigen Zugriff auf die gespeicherten Evakuierungspläne. Über die GroupAlarm App können sie außerdem die Telefonlisten der Mitarbeiter einsehen, um schnell alle notwendigen Kontakte zu informieren und eine reibungslose Evakuierung zu koordinieren sowie auf Unvorhergesehenes zu reagieren Der Direktzugang zu wichtigen Dokumenten und Informationen bietet gerade in solch stressigen Situationen einen entscheidenden Vorteil, um die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten.

Dokumentenschlüssel für noch mehr Übersicht

Neben den gängigen Möglichkeiten wie Suchfunktionen und Ordnerstrukturen können die verschiedenen Dokumente mit spezifischen Dokumentenschlüsseln versehen werden. Bei einer Alarmierung verbinden diese Dokumentenschlüssel den Alarm mit den dazu hinterlegten Dokumenten. Löst etwa ein Melder der Brandmeldeanlage eines Objekts aus, können Melderstandort, Gefahrenhinweise oder Lagekarten mit dem Alarm verbunden werden. Dank frei definierbarer Dokumentenschlüssel lassen sich bereits vorhandene Bezeichnungen wie Anlagennummern, Maschinenkürzel oder eigene Kennzeichen in GroupAlarm verwenden. So werden bei einem Alarm alle Inhalte automatisch und übersichtlich im Webinterface und in den Apps (iOS und Android) angezeigt. Die Dokumentenschlüssel stehen über die Alarmauslösung im Web, die Alarmvorlagen, im Flow und über die API zur Verfügung.

Sichere und verschlüsselte Datenspeicherung in der Cloud

Wie alle Kundeninformationen in GroupAlarm, werden auch innerhalb des Dokumentenmanagers alle gespeicherten Dateien sicher und verschlüsselt in der Cloud verwaltet. Bestätigt wird dieses hohe Maß an Sicherheit durch die Implementierung eines robusten Informationsmanagement-Systems gemäß ISO 27001 und die nachgewiesene Einhaltung der BSI-C5 Kriterien, womit GroupAlarm sicherstellt, dass alle sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Technisch sorgt eine spezielle Verschlüsselungstechnologie dafür, dass die Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand gesichert sind, wodurch das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff minimiert wird. Zusätzlich können Nutzer verschiedene Speicherorte einrichten und individuelle Zugriffsberechtigungen innerhalb der Organisation vergeben. Dies gewährleistet, dass bestimmte Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können, was die Kontrolle über die Daten weiter verstärkt. Eine Sicherheitsmaßnahme, die besonders wichtig ist für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten und sicherstellen müssen, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff haben.

Nutzung

Um den Dokumentenspeicher nutzen zu können, müssen Sie zunächst einen Speicher über DOKUMENTENSPEICHER ANLEGEN buchen (Eigentümer der Organisation oder entsprechend berechtigte Teilnehmer). Hier haben Sie die Auswahl zwischen drei Paketen:

• 1 GB zu 2,99 € / Monat
• 5 GB zu 9,99 € / Monat
• 10 GB zu 14,99 € / Monat

Um den Dokumentenspeicher testen zu können, haben Sie bei der Ersteinrichtung einmalig die Möglichkeit einen kostenlosen Speicher in der Größe von 50 MB zu buchen. Dieser ist unbegrenzt nutzbar.

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