Not- und Krisenfälle sind nicht vorhersehbar und können alle Arten von Unternehmen und Organisationen treffen. Da jede Krise anders ist, gibt es nicht DIE perfekte Vorgehensweise beim Krisenmanagement. Und dennoch können Führungskräfte einiges tun, um verheerende Konsequenzen abzuwehren. Welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie jetzt!
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So geht erfolgreiches Krisenmanagement
Erfolgreiches Krisenmanagement beginnt nicht erst bei Eintreten einer Krise, sondern schon viel eher. Es ist eine Art Frühwarnsystem, das dabei hilft, Warnsignale rechtzeitig zu erkennen und im Not- oder Krisenfall handlungsfähig zu bleiben. Als eng mit dem Krisenmanagement verbundener Begriff übernimmt hier das Risikomanagement, genauer gesagt die Risikobewertung, eine analytische Rolle und hilft zunächst, die Risikolandschaft zu erfassen. Die Krisenprävention sorgt dafür, dass die Auswirkungen einer Störung vermieden, vorgebeugt oder begrenzt werden können. Bei der Krisenvorsorge geht es darum, Gefahren vorherzusehen, darauf zu reagieren und sich davon zu erholen. Für die Bekämpfung von Krisenursachen sorgt anschließend die Krisenbewältigung. In der Wiederherstellungsphase findet die erneute Inbetriebnahme der beeinträchtigten Geschäftsbereiche statt. Natürlich spielt im Krisenverlauf auch die Nachbereitung und damit der Lernprozess ein wesentliche Rolle für das Krisenmanagement.
Damit Sie Krisen erfolgreich bewältigen, haben wir für Sie 6 knackige Tipps und die wichtigsten Dos and Don’ts für Ihr erfolgreiches Krisenmanagement zusammengestellt:
1. Tipp: Seien Sie auf die Krise vorbereitet!
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für erfolgreiches Krisenmanagement. Frühwarnsysteme und Monitoring-Tools helfen dabei, Warnsignale rechtzeitig zu erkennen, um eine sich anbahnende Krise abzuwenden oder im Notfall handlungsfähig zu sein. Wer bereits im Vorfeld einen Krisenplan mit dediziertem Krisenstab vorzuweisen hat, ist klar im Vorteil. Manuelle Telefonlisten, Krisenhandbücher oder Business-Continuity-Pläne sind zwar besser als gar nichts, haben jedoch den Nachteil, dass sie im Krisenfall nicht schnell genug zur Hand sind und veraltet sein können. Besser sind hier webbasierte Krisenmanagement Systeme, mit denen Sie Alarmierungsprozesse festlegen, Notfall-Szenarien konfigurieren, Ihre Kontaktdaten aktuell halten sowie mit allen Beteiligten von überall aus zusammenarbeiten können. So stellen Sie einen geordneten Ablauf im Krisenfall sicher.
2. Tipp: Handeln Sie - aber schnell!
Die Art und Weise, wie Sie in den ersten paar Minuten einer Krise reagieren, kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Krisenmanagements entscheiden. In kürzester Zeit müssen Sie alle Beteiligten benachrichtigen und Maßnahmen einleiten. Nicht zuletzt gilt es, die richtige Botschaft mit passenden Worten an die richtige Zielgruppe auf geeignete Art und Weise zu übermitteln. Wer nicht unmittelbar nach Bekanntwerden einer Krise schnell und effektiv agiert, wird noch lange mit den Fehlern zu kämpfen haben. Idealerweise leiten Sie die Prozesse Ihres Krisenmanagements innerhalb von 15 Minuten ein. Dann haben Sie höhere Chancen, rasch die Kontrolle über die Situation zurückzuerlangen. Digitale Lösungen ermöglichen es Unternehmen und Organisationen, extrem schnell zu handeln.
3. Tipp: Alarmieren Sie gezielt und automatisiert!
Bei einem Notfall oder einer Krise geht es darum, Informationen rechtzeitig und gezielt an die Empfänger zu übermitteln. Manuelle Telefonketten sind daher weder praktisch, noch schnell genug. Außerdem können Sie nicht auswendig wissen, wer im Krisenfall über welchen Kanal zu erreichen ist. Automatisierte Krisenmanagement-Lösungen bieten Ihnen den Vorteil, dass die Erreichbarkeiten der Empfänger im Voraus festgelegt werden können, um sie im Notfall gezielt zu alarmieren. Ob per App, Pager, Anruf, E-Mail oder SMS, die Benachrichtigung aller beteiligten Personen kann gleichzeitig über alle verfügbaren Kommunikationskanäle erfolgen. Zudem können die gewünschten Kanäle je nach Szenario und Priorität individuell definiert werden. Das spart Zeit und schont die Ressourcen.
4. Tipp: Arbeiten Sie effizient und sicher zusammen
Um Ihre Handlungsfähigkeit unternehmensintern und nach außen hin aktiv zu demonstrieren, ist es nach der Alarmierung wichtig, die Aufgaben aller involvierten Beteiligten zu koordinieren und zu überwachen. Mit digitalen Krisenmanagement-Tools steuern Sie alles zentral auf einer Plattform. Das verschafft Ihnen ein hohes Maß an Transparenz und Effizienz. Aus Datenschutzgründen muss die interne Kommunikation außerdem vertraulich und sicher funktionieren. Private Messengerdienste wie WhatsApp sind daher ein absolutes No-Go. Mit Krisenmanagement-Tools, die über einen integrierten Messenger verfügen, kommunizieren Sie jederzeit sicher und DSGVO-konform. Das ermöglicht Ihnen, noch effektiver mit Krisenstab und anderen Akteuren zusammenzuarbeiten.
5. Tipp: Dokumentieren Sie alles revisionssicher!
Dokumentation ist das A und O jedes Krisenmanagements. Sowohl für die chronologische Nachvollziehbarkeit der Einzelhandlungen als auch für belastbare Beweise z.B. bei internen Revisionen, Untersuchungen durch Versicherungen oder Gerichtsprozesse. Nicht zuletzt ist die detailgetreue Dokumentation für den eigenen Lernprozess entscheidend, der die spätere Aufarbeitung der Krise sicherstellt. Mit speziellen webbasierten Alarmierungsplattformen, die alle Geschehnisse komplett automatisiert dokumentieren, ist das kein Problem. Integrierte Einsatztagebücher oder Wachbücher dokumentieren alle Vorkommnisse während der Krise automatisch und revisionssicher.
6. Tipp: Seien Sie jederzeit verfügbar!
Gerade in Krisensituationen kommt es oft nur auf Sekunden an. Neben Ihrer eigenen physischen Präsenz als verantwortlicher Krisenmanager ist die durchgängige Verfügbarkeit und Redundanz Ihrer Alarmierungs- bzw. Kommunikationswege unabdingbar. Schon ein Ausfall von wenigen Minuten könnte verheerende Folgen haben. Deshalb sind digitale Krisenmanagement-Tools extra so konzipiert, dass sie im Idealfall auf mehreren Servern laufen, die über mehrere regional voneinander unabhängige Rechenzentren verteilt sind. Sie funktionieren also auch dann, wenn eins der Rechenzentren z.B. aufgrund eines Stromausfalls lahmgelegt würde.
Die 10 wichtigsten Dos and Don’ts für erfolgreiches Krisenmanagement
Die ersten Minuten nach Bekanntwerden einer Krise sind oft nur der Anfang einer möglicherweise sehr langen Zeitspanne. Juristen geben einem den Rat, solange keinen Kommentar abzugeben, bis alle Fakten samt Haftung geprüft sind. Krisenmanager hingegen drängen auf schnelles Handeln, um dem Problem zuvorzukommen oder zumindest Schritt zu halten. Gleichzeitig werden die Feeds auf Twitter, Instagram und Facebook im Sekundentakt mit Fotos, Interviews, Informationen und Fehlinformationen überflutet.
Einen Anhaltspunkt für die erste Zeit in der Krise liefern die nachfolgenden 10 wichtigsten Dos and Don’ts beim Krisenmanagement, die Sie auf jeden Fall beherzigen sollten:
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- und welche Fettnäpfchen es unbedingt zu vermeiden gilt.
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Bildquellen: GroupAlarm
