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So gelingt die Alarmierung von Mitarbeitern und Teams
Eins vorweg: Not- und Krisenfälle geschehen immer plötzlich und können jedes Unternehmen treffen. Egal in welcher Branche.
Erst vor Kurzem hat eine kritische Sicherheitslücke in der Software des Netzwerk-Spezialisten Citrix weltweit über 80.000 Unternehmen in 158 Ländern gefährdet.
Und das ist nur ein Fall von vielen.
Wer als Unternehmen potenzielle Bedrohungen nicht ernst nimmt und nicht schnell genug reagiert, riskiert unter anderem:
- Wirtschaftlichen Schaden
- Rechtliche Konsequenzen
- Rufschädigung
- Die Gefährdung von Menschenleben und der Umwelt
Je nach Notfallsituation müssen unterschiedliche Personen oder Teams alarmiert werden, unter anderem, um erste Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Los geht’s!
Warum die Alarmierung von Mitarbeitern wichtig ist
Grundsätzlich ist es doch so: Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher haben Schäden weitreichende Folgen.
Im Not- oder Krisenfall hat die Sicherheit von Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden etc. oberste Priorität. Neben dem Schutz von Menschenleben im Allgemeinen geht es aber auch darum, Betriebsprozesse zu sichern sowie die Aufrechterhaltung des Betriebes zu gewährleisten. Kein Unternehmen kann sich lange Ausfallzeiten – bedingt durch Betriebs- oder Produktionsunterbrechungen zum Beispiel – leisten. Zwangspausen wie diese bedeuten nicht selten Ertragsausfälle bis hin zum existenzbedrohenden Verlust von Kunden und Marktanteilen.
Bei kritischen Vorfällen kommt es also darauf an, schnell die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche Schäden an Mensch, Gebäude, Anlagen, Elektronik, Inventar und vieles mehr zu minimieren sowie eine Rufschädigung zu vermeiden.
In diesem Zusammenhang spielt daher die schnelle und zuverlässige Alarmierung von Mitarbeitern, Spezialisten oder auch Einsatzkräften eine große Rolle. Welche Punkte es dabei im Einzelnen zu beachten gilt, erfahren Sie später.
Wann die Alarmierung von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen notwendig ist
Immer dann, wenn Sie viele Personen erreichen müssen, sind Sie auf eine schnelle und zuverlässige Kommunikation angewiesen.
Welche Situationen können das bei Ihnen sein? Stellen Sie sich diese Fragen:
Welche Notfallsituationen mit welchen Folgen können in meinem Unternehmen auftreten?
Welche Mitarbeiter muss ich im Not- oder Krisenfall alarmieren?
Bei welchen anderen Arbeitsabläufen bin ich auf die reibungslose Kommunikation mit meinen Mitarbeitern angewiesen?
Es gibt eine ganze Reihe von Umständen, in denen die Alarmierung von Mitarbeitern notwendig sein kann. Von Ausfällen oder Störungen in der Produktion, Arbeitsunfällen, internen Brand- oder Wasseralarmen bis hin zur Alarmierung von Krisenstäben oder des Werkschutzes. Hier kommt es darauf an, Schlüsselpersonen, Fachleute oder Spezialteams mit den richtigen Informationen zu versorgen.
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Beispiele für die Alarmierung von Mitarbeitern
Die nachfolgenden Beispiele verschaffen Ihnen einen Überblick zu einigen typischen Fällen aus unterschiedlichen Branchen, in denen die Alarmierung von Mitarbeitern erforderlich sein kann:
IT Monitoring & Alarmierung
Die Überwachung oder Kontrolle von IT-Systemen gehört in vielen Branchen zum absoluten Muss, da es den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens sicherstellt. Doch gerade in diesem Bereich lauern besonders viele Gefahren. Technische Störungen, Stromausfälle, Brände, eine kaputte Internetverbindung, Computerviren, ein Serverabsturz oder Cyberangriffe. Oft reicht ein kleiner Defekt, um ein ganzes Unternehmen lahmzulegen. Damit Störungen so schnell wie möglich behoben werden, und um Schäden so klein wie möglich zu halten, müssen Sie die Alarmierung von Mitarbeitern möglichst rasch einleiten. Wer hat Rufbereitschaft? Welche Experten brauchen Sie? Jetzt heißt es schnell handeln – am besten noch bevor gravierende Probleme auftreten.
Produzierendes Gewerbe & Handel
Stellen Sie sich zum Beispiel den Ausfall einer Maschine, einen größeren Unfall oder Fremdkörper in Lebensmitteln vor. Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden, um die Unterbrechung der Produktionsprozesse so gering wie möglich zu halten und Lieferketten einzuhalten? Wer bekommt Störungsmeldungen, damit Reparaturen schnell eingeleitet werden können? Welche Teilnehmer benachrichtigen Sie bei einem Produktrückruf? Geschäftsleitung, Presseabteilung, Rufbereitschaften, Krisenteams? Alle, oder nur bestimmte Personen? Je größer und verschachtelter ein Unternehmen, desto schwieriger ist es, alle Beteiligten zeitgleich zu erreichen. Die zuverlässige Alarmierung von Mitarbeitern bedeutet, dass wichtige Informationen zu jeder Zeit den richtigen Empfänger erreichen.
Feuerwehr, Rettungsdienst & Katastrophenschutz
Ein Brand in einem Hochhaus, ein Verkehrsunfall auf der Autobahn? Bei Einsätzen der Feuerwehr, des Rettungsdienstes und anderen Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (z.B. DRK, DLRG, THW) muss es schnell gehen. Jetzt kommt es darauf an, die passenden Einsatzkräfte rasch zu erreichen. Wer steht zur Verfügung? Wer hat Bereitschaftsdienst? Wer befindet sich im Urlaub? Wie viele freiwillige Helfer werden benötigt? Ob Brandbekämpfung oder Menschenrettung, in allen Fällen geht es darum, schnell und organisiert zu handeln. Denn manchmal reichen wenige Sekunden, um Hilfsfristen, Reaktionszeiten und Schutzziele zu beeinflussen, die dann wiederum über Menschenleben entscheiden.
Krankenhaus & Pflege
Notfälle sind in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen an der Tagesordnung. Doch es gibt eine Reihe von Gefahrenlagen, bei denen Sie sich innerhalb kürzester Zeit um die schnelle und zuverlässige Alarmierung von Mitarbeitern kümmern müssen. Und zwar nicht nur die Mitarbeiter, die bereits vor Ort sind, sondern zusätzliches Personal oder sogar Externe. Bei Bränden, Stromausfällen, Massenanfall von Verletzten (MANV) oder allgemein gefährlichen Infektionskrankheiten (INFEKT) müssen Sie zum Beispiel Ersthelfer koordinieren, Notfallkonferenzen einleiten oder mit Krisenteams kommunizieren. Möglicherweise brauchen Sie sogar die Unterstützung von Vertretern des Öffentlichen Gesundheitsdienstes, des Rettungsdienstes, anderen medizinischen Einrichtungen oder des internen Krisen- oder Risikomanagements.
4 Erfolgsfaktoren bei der Alarmierung von Mitarbeitern
Nachdem wir festgestellt haben, in welchen Situationen die Alarmierung von Mitarbeitern erforderlich sein kann, kommen wir nun zu den Punkten, die über Erfolg oder Misserfolg einer Alarmierung entscheiden.
Je leichter, schneller und sicherer Sie eine Alarmierung durchführen können, desto besser ist auch das Ergebnis. Im Not- oder Krisenfall möchte niemand wertvolle Zeit mit langwierigen Alarmierungsdetails vergeuden, sondern sich stattdessen um die Lösung des aktuellen Problems kümmern. Damit stellen Sie sicher, dass zum Beispiel Reaktionszeiten oder Reparaturzyklen kurz ausfallen.
Die folgenden 4 Maßnahmen unterstützen Sie dabei:
1. Unternehmen auf Vorfälle vorbereiten
Damit Sie kleine und große Vorfälle stressfrei bewältigen, ist eine gründliche Vorbereitung die halbe Miete. Das bedeutet also bereits im Vorfeld all das zu planen, was niemals eintreten soll aber dennoch eintreten könnte.
Intelligente Alarmierungslösungen bieten Ihnen für diese Vorarbeit die Möglichkeit, sogenannte Szenarien festzulegen, die genau beschreiben, welche Personen unter welchen Umständen wie alarmiert werden müssen. Also alle Ereignisse, die tatsächlich passieren können, wie zum Beispiel Brände, defekte Maschinen oder Unfälle samt ihrer Bewältigungsstrategie.
Feuerwehren und Rettungsdienste können im Vorfeld ihre komplette Alarm- und Ausrückeordnung (AAO) mit sämtlichen Alarmstichworten, Alarmstufen und den daraus folgenden Alarmreaktionen abbilden. Das Gegenstück hierzu sind im betrieblichen Bereich beispielsweise Notfall- und Gefahrenabwehrpläne oder Krisenhandbücher, die alle wichtigen Abläufe, Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten für Notfallsituationen zur Orientierung im Notfall definieren.
Die Vorteile einer gründlichen Vorbereitung liegen auf der Hand:
- Sie machen die Auswirkungen von Vorfällen für sich gewissermaßen planbar und behalten im Ernstfall Ihre Handlungsfähigkeit.
- Die gezielte Vorbereitung verschafft Ihnen im konkreten Not- oder Krisenfall einen großen zeitlichen Vorsprung.
- Indem Sie Szenarien inklusive aller Schritte zur Abarbeitung bereits im Vorfeld festlegen, vereinfachen Sie auch komplexe Vorgänge.
- Sie können Szenarien bereits im Vorfeld dafür nutzen, um Probealarme durchzuführen, damit Sie im Ernstfall noch routinierter, schneller und besser agieren können.
2. Schnelle Auslösung sicherstellen
Im Not-, Stör- oder Krisenfall ist es unerlässlich, dass die Alarmierung von Mitarbeitern möglichst schnell und unkompliziert erfolgt. Die professionellste und schnellste Art bieten Ihnen Alarmierungslösungen, die Ihnen die Freiheit lassen, vollkommen flexibel zu bleiben. Bei denen Sie die Wahl haben, wann, wie und wo Sie die relevanten Personen oder Einsatzkräfte alarmieren. Hierfür gibt es prinzipiell mehrere Möglichkeiten, darunter diese:
Manuelle Auslösewege
Hier wird der Alarm manuell zum Beispiel über eine Weboberfläche via PC, Tablet oder Smartphone ausgelöst. Noch flexibler wird es via App, SMS oder Anruf, bei der Sie Alarme jederzeit und überall per Hand auslösen können. Ideal ist dieser Auslöseweg für spontane ad hoc Benachrichtigungen zum Beispiel bei einer Nachalarmierung.
Automatisierte Auslösewege
Ob Alarm- oder Fehlerfall bei Produktionsausfällen und Anlagenstillständen oder im Rahmen des Qualitätsmanagements, es gibt es viele gute Gründe manuelle Abläufe bzw. Alarmierungen zu automatisieren. Mit einer vollautomatischen Auslösung eines Alarms via SMS, Anruf oder Schnittstellen zum Beispiel sorgen Sie für eine schnelle, zuverlässige und effektive Reaktion auf Störungen aller Art.
Infrastrukturunabhängige Auslösung
Software-as-a-Service-Lösungen, also webbasierte Alarmierungsplattformen können Sie unabhängig von Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben. Das bedeutet, dass Sie weder eine Telefonleitung, noch einen Server benötigen und auch keine Software installieren müssen. Die Alarmierung von Mitarbeitern inklusive ihrer Koordination ist hier also sogar dann möglich, wenn Ihre eigene Infrastruktur ausgefallen ist.
3. Erreichbarkeit von Mitarbeitern maximieren
Eins der wichtigsten Aspekte bei der Alarmierung von Mitarbeitern ist die Redundanz. Denn wer Lücken bei der Erreichbarkeit hat, riskiert viel.
Eigene oder BOS-Netze besitzen von Haus aus eine Reihe von Nachteilen:
- Außerhalb eines Geländes, das mit einem Funknetz verbunden ist, sind Mitarbeiter häufig schlecht erreichbar.
- Eigene Funknetze sind teuer in der Anschaffung und Wartung.
- BOS-Netze haben bei einem Ausfall keine anderen Netze, die den Betrieb übernehmen, insbesondere in Kellern, U-Bahnen und abgeschirmten Bereichen sind diese Netze nicht immer erreichbar.
Zum Glück müssen Unternehmen und Organisationen zur Alarmierung von Mitarbeitern und anderen Personengruppen heute nicht mehr nur auf geteilte oder eigene Funknetze zurückgreifen, sondern können mobile sowie stationäre Telefon- und Datennetze mitbenutzen.
Die professionellste und schnellste Alarmierung, mit der Sie Ihre Mitarbeiter besser erreichen, erlangen Sie durch intelligente, plattformunabhängige Alarmierungslösungen mit Qualitäten wie diesen:
- Wissen automatisch, wer über welchen Kanal erreichbar ist.
- Nutzen primäre und sekundäre Alarmierungskanäle.
- Integrieren unterschiedliche Alarmmittel und damit auch Übertragungstechniken. Zum Beispiel internetfähige PC, Tablet, Smartphone, Telefonanlage oder spezielle M2M-Pager für noch mehr Redundanz.
- Erreichen Ihre Mitarbeiter auch dann, wenn diese sich außerhalb der Netzreichweite befinden.
- Alarmieren Ihre Mitarbeiter auch dann, wenn Ihre eigene Infrastruktur ausgefallen ist.
- Setzen schnell eine Telefonkonferenz mit Bereitschaftshabenden oder ganzen Teams zur Entscheidungsfindung auf.
4. Mehr Transparenz schaffen
Neben der Vereinfachung des gesamten Alarmierungsprozesses, sind gute Alarmierungslösungen in der Lage, mehr Transparenz zu schaffen. Und zwar sowohl vor, während als auch nach einer Alarmierung.
Wie das? Indem sie zum Beispiel:
- vor der Alarmierung die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Einsatzkräften ermitteln. Das erleichtert Ihre Personalplanung, sodass Sie auf eventuelle Engpässe zeitig reagieren können.
- während der Alarmierung den Status Ihrer Mitarbeiter, Einsatzkräfte etc. inklusive aussagekräftiger Rückmeldungen anzeigen. Damit haben Sie jederzeit Überblick über die aktuelle Lage und können sinnvolle taktische wie strategische Entscheidungen treffen.
- nach der Alarmierung mithilfe von Protokollen und Berichten alle Details eines Einsatzes speichern. Das schafft Ordnung und Übersicht über alle Vorgänge der Alarmierung und liefert Ihnen revisionssicheres Material für Ihre Compliance.
Zusammenfassung
Was für alle Organisationen und Unternehmen gilt, ist die Notwendigkeit, im Not- oder Störfall die relevanten Personen oder Einsatzkräfte zu alarmieren. Einer der Eckpfeiler eines professionellen Alarmierungs- und Krisenmanagements ist daher die erfolgreiche Alarmierung von Mitarbeitern. Mit welchen unterschiedlichen Notfall-Szenarien Sie konfrontiert werden, hängt unter anderem von Ihrer Branche ab. Bestimmte Maßnahmen beeinflussen dabei den Erfolg oder Misserfolg einer Alarmierung. Mit der richtigen Vorgehensweise behalten Sie Ihre Alarmierungs- und Kommunikationsprozesse fest im Griff. Damit erhöhen Sie einerseits Ihre Chance, Sach- und Imageschäden zu reduzieren und minimieren andererseits das Risiko, Menschenleben zu gefährden.
